Компания обязана хранить бухгалтерские, налоговые и кадровые документы не только для внутренних задач, но и для контролирующих государственных органов. В зависимости от того, насколько важен документ, его придется хранить 1 год, 3, 5 лет, 45, 50 лет или даже на постоянной основе. Последнее касается устава компании, протоколов собраний учредителей, финансовой отчетности, штатного расписания, документов о ликвидации компании. Трудовые договоры хранят 50 лет, а налоговые декларации — всего пять. Первые десять лет бумаги хранят в компании в «произвольном» виде, затем отправляют в архив.
Архив можно организовать на территории компании, но, если свободные площади хочется использовать более рационально, под хранение документов можно арендовать бокс с подходящим микроклиматом, системой пожаротушения, сигнализацией. К архивированию документы готовят следующим образом: бумаги располагают в хронологическом порядке, страницы нумеруют, прошивают. Для отправляемых на длительное хранение бумаг составляют опись и заполняют лист-заверитель с указанием общего количества листов в деле и с описанием их физического состояния.
Доступ к документам может иметь только ограниченный круг лиц. В компании «Добросклад», где для хранения предлагается на выбор несколько сотен боксов, доступ в хранилище осуществляется по ключ-карте. Клиент самостоятельно решает, кому при необходимости передать карту (снимает бокс с сигнализации) и ключ (открывает бокс) для доступа к архиву. Бизнес также может использовать «Добросклад» для хранения мебели, оборудования, оргтехники, грузов и товаров. Перечень запрещенных к хранению вещей доступен на https://dobro-sklad.ru/.
Здесь предлагают для временного хранения боксы площадью от 1 до 15 квадратных метров. Как хранить вещи внутри бокса, клиент решает самостоятельно. Например, для хранения документов в коробках, папках и переплетах можно использовать открытый металлический стеллаж. Доступ к боксу клиент может получить в любое время суток.
При полной предоплате за весь срок хранения предусмотрена скидка: чем больше срок хранения, тем выше размер скидки. Здание находится под постоянной охраной и видеонаблюдением. На «Добросклад» поддерживается оптимальный уровень температуры и влажности, чтобы даже требовательную к условиям хранения бумагу здесь можно было хранить необходимый период времени.
