Как всё успевать?

0

Нехватка времени – бич современного человека. Вспомните, сколько раз в конце рабочего дня вы спохватывались о том, что день прошёл, а вы столько всего не успели сделать?!

Результаты работы напрямую зависят от того, насколько правильно она организована. От этого и будет зависеть не только успех рабочего процесса, но и состояние вашего физического и психического здоровья.

Стремитесь к стабильности

Не опаздывайте на работу и старайтесь всегда приходить в одно и то же время. Всем нам важна стабильность. И если вы привыкли приступать к работе в 9.00, не нарушайте эту традицию.

Придя в офис, не торопитесь всех поприветствовать и успеть со всеми переговорить до начала рабочего дня. Это лишь собьет рабочий настрой. Перенесите общение с коллегами на более поздний период. Лучше всего это делать после решения самых важных задач.

Сократите бесконечные телефонные переговоры. Сколько раз вы сталкивались с тем, что не успевали вовремя сдать отчёт только потому, что множество раз отрывались на ненужные телефонные звонки? Если на работе аврал, то поднимать трубку следует только в случае поступления экстренных или очень важных сообщений.

Научитесь правильно расставлять приоритеты и определять самую важную и сложную работу. Начинайте рабочий день с решения именно таких задач. Работайте по принципу «от сложного к простому». Выделяйте 1 час в день для решения наиболее важных вопросов. Отключите на это время телефон либо запретите соединять вас с кем бы то ни было. Предупредите сотрудников о вашей «недоступности» в течение этого часа.

Таким образом, на конец дня (то есть, на момент, когда вы устанете) у вас останутся самые легкие и приятные дела, например, просмотр рассылок и рекламных листовок.

Всегда оценивайте объемы работы, выполненной за день. Все ли из запланированного вы успели? Если в течение дня вам пришлось отклониться от ранее составленного плана, проанализируйте, почему так произошло, и что нужно сделать, чтобы подобные отклонения встречались как можно реже. Ищите и устраняйте причины, по которым вам не удалось выполнить ту или иную задачу.

Экономьте время

Составляйте планы на каждый день и не забывайте своевременно вносить в них коррективы – вычеркивать все лишнее и добавлять новые пункты, если в этом есть необходимость.

Планируйте самые важные дела на первую половину дня. Примерно с обеда активность в офисе достигает критической точки и не исключено, что заняться своими делами вам уже будет некогда.
Старайтесь составлять план так, чтобы выполнить его было реально. Не стоит включать задачи, реализация которых была бы желательной, но по каким-то причинам абсолютно невозможна на данном этапе. Объединяйте однородные задания в серии, так они будут отнимать гораздо меньше времени.

Действуйте строго в рамках установленного плана. Не отвлекайтесь на дела, которые не были запланированы на конкретный день.

Устанавливайте реальные сроки для выполнения каждой задачи. Соблюдайте эти сроки и ни в коем случае не откладывайте дело на более поздний период без уважительной причины.

Используйте каждую рабочую минуту. Например, во время поездки в транспорте можно сделать несколько важных телефонных звонков, а в последние минуты рабочего дня подписать документы или просмотреть почту.

Не стесняйтесь переложить часть дел на подчиненных. Речь не идёт о том, что нужно отлынивать от работы посредством коллег. Но делать работу за других тоже не стоит, иначе на свершение других дел не останется времени. Не ленитесь учить коллег и доверяйте им. Например, секретарь может прекрасно справиться с проверкой вашей деловой корреспонденции, если вы один раз доходчиво объясните, что нужно делать и как.

Отдыхайте после каждого рабочего часа примерно 10 минут. Дело в том, что чем больше вы загружены, чем дольше сидите на рабочем месте без перерыва, тем больше вы устаете, а, следовательно, тем рассеяннее внимание, и тем меньше вы успеваете сделать. Всего несколько минут отдыха помогут восстановить силы и способность к концентрации.

Работайте размеренно

Не торопитесь и не суетитесь, быстрый темп приведет только к ошибкам, а никак не к более скорому выполнению задачи. Избегайте импульсивных решений – они лишь мешают в работе.

Старайтесь завершать все начатое и не прерываться на середине. В крайнем случае, делайте паузу в наиболее подходящих местах. Перед тем как переключиться с незавершенного дела на новое, вкратце (например, тезисно) запишите все, что вы думаете по этому проекту. Запишите так, чтобы в дальнейшем вы продолжили выполнение задачи с наименьшими временными потерями.

Постарайтесь все «мелкие» дела завершать в течение одного дня, а не переносить на следующий. Такие «мелочи» имеют свойство накапливаться, а спустя неделю горы непрочитанных писем, списки несовершенных звонков и полнейший завал в документах могут стать настоящей проблемой.
Если вы используете в работе компьютер, то оставляйте все самые важные документы в папке на рабочем столе. Удивительно, но вы сэкономите массу времени на постоянных поисках очень нужного, но куда-то подевавшегося документа.

Отказывайтесь от выполнения внеплановых срочных дел всегда, когда это возможно. Тщательно проанализируйте, что вы потеряете, если возьметесь за форс-мажорное задание. Подумайте, какие проекты придется отложить, дабы успеть завершить дополнительную работу в указанный срок.

Не стремитесь задерживаться подолгу на работе: как показывает практика, это отнюдь не приводит к повышению продуктивности. Радуйтесь заслуженному отдыху. Сходите в спортзал, погуляйте на свежем воздухе, пообщайтесь с друзьями, проведите вечер в кругу семьи – наслаждайтесь свободным временем. Делайте все, чтобы окончание дня было не менее позитивным, нежели начало.

Соблюдение данных принципов сделает вашу жизнь менее напряженной, поможет легче воспринимать кризисные ситуации и радоваться каждому прожитому дню. А главное, оно сделает вашу работу более организованной, а значит и более эффективной.

По материалам: Iaim.ru, Kak-bog.ru

Поделиться.

Комментарии закрыты